Hovedsiden    Infosiden Wordmaler
Maler, makroer og VBA

Vidar Nakling
www.nakling.no

Maler, makroer og VBARocky med brev

Makroer og maler i tekstbehandling 

En mal er et mønster for et dokument hvor alt som er standard allerede er fylt ut. Varierende deler som mottagers navn og adresse, beløp, overskrifter, emner, etc. blir gjerne presentert i form av en dialogboks. Dialogene inneholder ofte valgfelter som er knyttet til kunderegistre, personaldatabaser eller andre ytre kilder. Visningen av dialogboksene og behandlingen av informasjonen er det makroene - skrevet i VBA - som står for.

Slike mekanismer sørger for at 

  • En sparer tid - faste og nesten faste felter lages automatisk. 
  • Alle bedriftens dokumenter av samme type får samme utseende og format.

Det er forbausende hvor mange organisasjoner - og firmaer - som tar i bruk Word uten så mye som en brevmal. En dokumentmal som representerer mellom en og fire-fem timers konsulentarbeid  kan kanskje spare en halv eller hel time for hvert brev bedriften skriver!

Typiske maldokumenter: 

Brev
Telefaks
Møtereferat

Tilbud
Svarbrev
Purringer

Rapporter
Utredninger
Notater

 

 

Navnefelt kan knyttes direkte til ytre register

Dokumenttypen bestemmes med et enkelt klikk

Faste felter er ofte ferdig utfylt, men kan endres etter behov

 

Virkelig viderekomne maler inneholder gjerne egne verktøy i tillegg, (som regel tilpasninger/utvidelser av Words egne) for f.eks innsetning av  bilder, kryssreferanser, tabeller, innholdsfortegnelser, appendikser, et cetera.

Dette sikrer at slike operasjoner alltid blir gjort etter bedriftens standard, med et minimum av bryderi fra brukerens side. 

Hva er VBA? 

Microsoft Office har tidligere inneholdt flere makrospråk, VBA (i første utgave) for Excel, Wordbasic for Word og Accessbasic for Access. Med innføringen av Office 97 er disse erstattet av ett felles språk, Visual Basic for Applications, eller VBA, som også har svært mange fellestrekk og utvekslingsmuligheter med det frittstående programmeringsproduktet Visual Basic.

Alle MS Office-produktene, også Powerpoint og Outlook, har støtte for VBA. Powerpoint og Outlook er nye medlemmer i VBA-familien. Programmering på tvers av applikasjonsgrensene -"automation"-gir muligheter til f.eks å generere automatiske Powerpoint- presentasjoner, hente data fra Access eller Excel og mange andre overraskende løsninger. VBA er også lisensiert som programmeringsspråk for mer enn hundre applikasjoner utenfor Microsoft - en ytterligere kilde til standardisering og effektivisering. Til og med WordPerfect har VBA innebygget  i sine siste versjoner!

Office 2000, 2002 (XP) og 2003

VBA i disse versjonene er så godt som identisk med Office 97, alle versjonene bruker samme dokument-format og ingen konvertering av dokumenter eller makroer er nødvendig. Det vil si at alt arbeid som gjøres i Office 97 vil kunne brukes i senere versjoner uten videre.

Det motsatte er ikke helt tilfelle, det er mulig å skrive/registrere makroer i nyere versjoner som ikke vil virke i en av de tdiligere. Dette er likevel unntakstilfeller, men skal en utvikle systemer som skal brukes av flere Officeversjoner bør utviklingen foregå i "minste felles nevner" dvs. den tidligste versjonen.

I Office 2000 kom bl. a. COM addins som er en fellesmodell for tillegg i alle officeprogrammene, de vil kun virke i 2000 eller senere.

I Office 2002 kom bl. a Smart tags (smartflagg) som bare virker i denne versjonen (og forhåpentligvis også i neste versjon) Men dokumenter med smart tags kan godt leses, endres og lagres på nytt av tidligere versjoner uten at tag'ene blir borte av den grunn.

Office 2003 inneholder flere funksjoner for arbeid med XML-format som de tidligere versjonene ikke har i samme grad.


Copyright © 2015 Vidar Nakling

Microsoft and Windows are registered trademarks of Microsoft Corporation.